Hochschule Harz: Hochschule Harz: Mit Wissensmanagement der demografischen Entwicklung trotzen

halberstadt/MZ - Die Bevölkerung schrumpft, Bund, Länder, Städte und Gemeinden müssen angesichts leerer Kassen sparen. „Wenn dann Mitarbeiter in den Verwaltungen und Behörden gehen müssen, dann geht Wissen verloren“, sagt Jürgen Stember. Und der Dekan des Fachbereichs Verwaltungswissenschaften an der Hochschule Harz in Halberstadt fragt: „Was können wir diesem Prozess entgegenstellen?“

Dabei ist ihm die Antwort längst klar: Wissensmanagement hilft gegen Wissensverlust. In der privaten Wirtschaft werde das schon lange eingesetzt, um in Unternehmen Prozesse zu optimieren und sie insgesamt konkurrenzfähiger zu machen. Wie weit aber hat sich Wissensmanagement schon in den Verwaltungen landauf, landab durchgesetzt? Gibt es auch schon Wissensmanager, die sich um die Bewahrung und Vermehrung des Wissens kümmern? Diese Fragen sollte die Studie mit dem schlichten Namen „Wissensmanagement in öffentlichen Verwaltungen“ klären. Stember hat sie gemeinsam mit dem Koordinator André Göbel und der Materna GmbH erdacht und umgesetzt.

Die schlechte Nachricht ist: Dass die Weitergabe von Wissen schon „irgendwie“ funktioniert, diese Hoffnung müsse man aufgeben, sagt Stember. „Einer geht, für ihn kommt ein Neuer, der dann noch eingearbeitet wird - diese Vorstellung ist realitätsfern“, so der Professor. Häufig seien Stellen befristet oder würden sogar ganz verschwinden, wenn ein Kollege in den Ruhestand geht - dessen Wissen sei dann futsch. „Außerdem wird Wissen immer noch als Machtfaktor gesehen und deshalb für sich behalten.“

Die gute Nachricht lautet: „Man ist bei diesem Thema zwar im Anfangsstadium, das Interesse ist aber sehr hoch“, sagt Stember. Das ist ein zentrales Ergebnis seiner Studie.

Doch gerade Verwaltungen in Städten mit weniger als 30 000 Einwohnern hätten Schwierigkeiten. Denn: „Das Thema Wissensmanagement steht zwischen den klassischen Bereichen IT, Personal und Organisation“, sagt Stember. So fühlten sich vielleicht mehrere Mitarbeiter, vielleicht aber auch niemand zuständig. Und: Kleine Verwaltungen leisten sich kaum einen Verantwortlichen, der sich vornehmlich um Wissensmanagement kümmert. „Es wird deutlich, dass die Verwaltungsgröße ein gewisses Level erreicht haben muss, um das Thema aufzugreifen.“

Und so überraschen die Ergebnisse der Studie für den Harzkreis nicht sonderlich. „Hier ist Wissensmanagement noch nicht so verbreitet“, sagt Stember. „Die Verwaltungen im Harz stehen bei diesem Thema eher noch in den Startlöchern.“ Doch sie werden nicht umhin kommen, das Ganze anzugehen, ist Stember überzeugt. „Der demografische Wandel wird nicht stoppen“, sagt er. Wissensmanagement sei ein „nachhaltiger Ansatz“, der dem begegnet.

Die Studie gibt den Verwaltungen fünf Handlungsempfehlungen an die Hand:

Es sollte mit Beispielen und Pilotprojekten begonnen werden, die eigene Erfahrungen erzeugen und für die gesamte Einrichtung nutzbar gemacht werden können.

Es muss vor allem die Verwaltungsleitung von der Notwendigkeit des Wissensmanagements überzeugt werden.

Zur nachhaltigen Umsetzung muss sich die Verwaltungskultur ändern und für eine neue Vertrauens-, Fehler- und Umgangskultur öffnen.

Wissensmanagement ist ein neues Instrument, bei dessen Einführung auch die Ergebnisse und Anforderungen des Veränderungsmanagements berücksichtigt werden sollten.

Aufgrund der angespannten Personalsituation müssen Prioritäten in den Verwaltungen gesetzt werden – nicht alles ist (gleichzeitig) umsetzbar.

Dabei dürfe man sich in den Verwaltungen nicht von den üblichen Hemmnissen abschrecken lassen, betont Stember. So fürchten Verwaltungsmitarbeiter durch die Einführung von Wissensmanagement laut Studie vor allem einen erhöhten Arbeitsaufwand und eine personelle und zeitliche Überforderung. So wie bei der Einführung einer jeden Neuerung.